شرح خطوات كتابة خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية بالخطوات

طريقة كتابة خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية عبر موقع فكرة www.fakera.com، سوف نقدم لكم من خلال المقال التالي عرض للقواعد التي يجب اتباعها عند كتابة خطاب لأي مؤسسة او جهة حكومية، بالإضافة الى شرح مفصل عن طريقة كتابة الخطاب، والخطوات بالتفصيل، وأيضًا كيفية كتابة الخطاب باللغة الإنجليزية، فتابعونا.

طريقة كتابة خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية

حتى يتم كتابة خطاب رسمي لأي جهة او مؤسسة حكومية، هناك بعض الشروط والقواعد التي يجب اتباعها حتى يكون الخطاب سليم، ويتم استلامه والنظر فيه من قبل المؤسسة، وهذه القواعد تتمثل في الأتي:-

• أولًا يتعين عليك تحديد المؤسسة الحكومية التي ترغب في إرسال الخطاب إليها ومحاولة إضافة الجمل والكلمات التي تناسب هذه المؤسسة لفهم خطابك بسهولة.
• بعد ذلك تقوم بتجهيز الأفكار التي ترغب في وضعها بـ الخطاب والتحضير للخطاب بشكل جيد قبل الكتابة حتى لا يحتوي على أي أخطاء او صعوبة في إظهار طلبك للجهة المستلمة.
• حاول التوضيح في الخطاب واختيار كلمات بسيطة ومختصرة، حتى يتم إيصال فكرتك الى المؤسسة بسهولة دون الحاجة الى النظر إليه بتمعن وتركيز شديد مما قد يؤدي الى رفضه او تأجيله لوقت لاحق.
• عدم وجود العديد من الجمل والكلمات المبهمة، لأن ذلك قد يساهم بشكل كبير في إهمال الخطاب الخاص بك وعدم ملاحظة ما هو المضمون والهدف الذي ترغب به بـ التحديد.
• احتواء الخطاب على كافة المعلومات والبيانات اللازمة، مثل التاريخ و إسم المؤسسة الحكومية وعنوانها بالتفصيل، بالإضافة الى إسمك وجميع البيانات الخاصة بك.

شاهد ايضًا : نموذج خطاب رسمي لشركة جاهز للطباعة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

خطوات كتابة الخطاب الرسمي

فيما يلي سوف نستعرض معكم بالتفصيل ما هي الخطوات التي يتعين عليك اتباعها عند كتابة خطاب رسمي لأي شخص او مؤسسة:-

• في البداية تقوم بإلقاء التحية على المستلم من خلال إضافة جملة السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
• وأسفل التحية عليك إضافة تاريخ كتابة الخطاب بالتفصيل، اليوم والشهر والسنة.
• ومن ثم بعد ذلك تقوم بإضافة إسم الشخص او المؤسسة التي ترغب في إرسال الخطاب إليها.
• بعد إضافة البيانات السابقة تبدأ في كتابة الخطاب، وكما ذكرنا مسبقًا يُفضل أن يكون مختصر ويحتوي على جمل وكلمات صريحة توضح مضمون الخطاب للمستلم.
• في حالة كان هناك أكثر من مطلب داخل الخطاب، يجب عليك تنظيمه وترتيبه جيدًا من خلال وضع كل طلب في خانة محددة، حتى يتم فهم كافة المطالب بشكل صحيح.
• وفي النهاية عليك وضع عنوان الشخص او المؤسسة بالتفصيل، بالإضافة الى إسمك والعنوان وأرقام التواصل الخاصة بك، والبريد الإلكتروني حال تواجده.

شاهد ايضًا : طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

نموذج خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحريرًا في يوم/ ــــــــــــــــــ

بعد التحية الطيبة

إلى السيد/ ــــــــــــ رئيس مصلحة/ ـــــــــــــــــــ

أتقدم بالشكر والعرفان دوركم الرائد في إدارة المصلحة بنجاح، وأحيطكم علمًا بأنه هناك عدد من النقاط الهامة التي قد وردت إلينا بخصوص مصلحة (ــــــــ)، وهي تشمل: ـــــــــــــ، ونرجو من سيادتكم الاهتمام بها وأخذها في الاعتبار من أجل مواصلة حرصكم على تحقيق الصالح العام دائمًا وأبدًا.

وتفضلوا بقبول خالص التقدير والامتنان

مُقدمه لسيادتكم/ ـــــــــــ

الموظف في/ـــــــــــــــــ

أرقام التواصل/ــــــــــــــ

التوقيع/ـــــــــــــــــ

كيفية كتابة خطاب باللغة الانجليزية

• في أعلى ورقة الخطاب تقوم بإضافة التاريخ  والإسم والعنوان الخاص بك، بالإضافة الى عنوان وإسم الشخص او المؤسسة المرسل إليها الخطاب.
• بعد ذلك تقوم بـ كتابة الخطاب، ويُفضل ان يبدأ بـ كلمة Dear ووضع إسم او لقب الشخص الذي سيتلقى الخطاب.
• متن الخطاب لابد أن يكون مختصر ومفهوم ولا يحتوي على كلمات غير مفهومة او الاختصارات اللغوية، لأنها غير رسمية وقد لا تكون مفهومة بالنسبة للبعض.
• واخيرًا تقوم بإنهاء الخطاب بشكل لائق، والإطلاع عليه مرة أخرى للتأكد من صحته قبل إرساله الى الجهة او الشخص المرغوب به.

شاهد ايضًا : نموذج خطاب قبول الاستقالة جاهز وقابل للتعديل

في حالة وجود أي استفسار حول طريقة كتابة خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية، يرجى ترك تعليق أسفل المقال وسوف نقوم بالرد عليكم في أسرع وقت.