ما هي مهام مدير المكتب

من خلال موقع فكرة سوف نتعرف معا على مهام مدير المكتب حيث أنه له كثير من المهام التي ترتبط بخطط الإنتاج والتنمية كما أنه يقوم بتنظيم المواعيد وينوب عن المدير في الكثير من الأعمال لذلك سنتعرف في مقالنا اليوم على مهام مدير المكتب فتابعونا.

من هو مدير المكتب ؟

• مدير المكتب هو الشخص الذي ينوب عن المسؤول في المؤسسة ويقوم ببعض أعماله في عدم وجوده بالتفويض من المسؤول.
• وشرط اساسي ان تتوافر في مدير المكتب الدرايه الكامله بنشاط المؤسسة التي يعمل بها وأن يكون لديه اجابه على كافة الاسئلة التي من الممكن ان تطرح عليه في غياب المسؤول.
• كما يجب أن تكون لدى مدير المكتب الخبرة الكافية ليقوم بجميع الاعمال حيث انه يعتبر البوصلة المحركة لجميع الأشياء داخل المكتب العمل.
• كما يجب أن يضمن مدير المكتب أن تعمل الجهة المؤسسة بكافة طاقتها حتى تحقق أعلى مستوى من الجودة .
• ونجد أن مهام المدير تزداد باتساع الهيئة أو المؤسسة التي يعمل بها فكلما كانت المؤسسة كبيره كلما زادت أعمال مدير المكتب.

مهام مدير المكتب الإدارية

نجد أن مدير المكتب عليه أن يقوم بالعديد من المهام الإدارية ومن أهم المهام التي يقوم بها مايلي:

• يجب على مدير المكتب أن يقوم بفحص البريد الالكتروني للمسؤول الذي ينوب عنه بالعمل .
• كما يقوم أيضا بتنظيم المعاملات اليومية وتوزيع الاختصاصات بما يضمن عدم توقف حركة العمل.
• كما يقوم مدير المكتب بصياغة أوامر وتعليمات المسؤول قبل توزيعها على المتخصصين بالتنفيذ.
• وضع الجداول للتنسيق مع مدراء الإدارات التابعة للمسؤول.
• وايضا نجد أن مدير المكتب يقوم بعمل الاتصالات اليومية لتنسيق المواعيد وتنظيم العمل وايضا استقبال وارسال المكالمات الهامة الضرورية.
• ويقوم المدير أيضا بوضع جداول الميزانية الخاصة بالمكتب وتنظيمها.
• ويقوم أيضا بالمشاركة في تطوير الهياكل التنظيمية ويبدي المدير رأيه في تعيين الموظفين في الأقسام المختلفة.
• ويعمل مدير المكتب علي الاشراف علي كافة الأمور المتعلقة بالمكتب والقيام بإجراء ما يلزمه من عمليات صيانه دورية.
• ويعمل أيضا على مراجعة برامج الخدمات الطبية والتأمين الصحي لجميع العاملين داخل المؤسسة.
• يعمل المدير أيضا علي تحديث الأنظمة المكتبية والإدارية والعمل علي تشغيلها.
• يقوم بوضع أنظمة الأمن والأمان داخل المكتب.
• كما يعمل مدير المكتب دائما على استغلال الفرص وتكويع كافة الوسائل لكي يرفع من كفاءة المكتب الذي يعمل به والهيئة بأكملها.

ماهي مهام مدير المكتب الخاصة بالمسؤول ؟

يقوم مدير المكتب بالقيام بالعديد من الأعمال الخاصة بالمسؤول ومنها مايلي:

• يقوم بتنظيم المواعيد الخاصة بالمسؤول.
• يعمل على تنظيم المواعيد الخاصة بالمسؤول على حسب الوقت المتاح وجدول لعمالة اليومي.
• يقوم بتنظيم جدول مقابلات المسؤول خارج الهيئة.
• كما يقوم المدير أيضا بقراءة رسائل البريد الإلكتروني وتحديد المهم منها وترشيحه للمسؤول.
• ومن ضمن المهام التي يقوم بها ايضا هو تنظيم كافة الاستشارات الإدارية للمدراء في جميع الاقسام وعرضها على المسؤول في الوقت المناسب.
• كما يقوم بتنظيم مواعيد الاجتماعات وحضور الاجتماعات ورفع التقارير الخاصة بها.
• كما يعمل على وضع تقارير تصف حالة الموظفين ومستوى الإنتاج في جميع القطاعات والأقسام المختلفة.
• ويقوم المدير أيضا بتنظيم سفريات العمل الخاصة بالمسؤول وفقا لأهميتها.
• كما يقوم بتنظيم المقابلات والمواعيد للمسؤول.
• ويعمل على تقديم الاعتذارات إذا لزم الأمر عن المسؤول .

شروط اختيار مدير المكتب

• يجب أن تتوافر في مدير المكتب عدة شروط هامة حيث أنه لابد أن يكون لدية خبرة عملية لاتقل عن عشرة سنوات في هذا المجال.
• كما يجب أن يكون مؤهل علميا بما يتناسب مع اختصاصات وظيفته .
• أن يكون لدية مهارة الجمع ما بين أكثر من لغة.
• أن يكون لديه مهارات استخدام الحاسب الآلي كما يجب أن يكون لدية مهارة قيادة الفريق.
• ويجب أيضا أن يكون لبق ولديه مهارة التحدث مع الاخرين.
• يجب أن يكون لدية مهارة كبيرة في إدارة الوقت.
• كما يجب أن يكون متميز في كتابة التقارير .

عزيزي القارئ نتمني أن نكون قد قدمنا لكم توضيح وشرح مميز لجميع المعلومات التي تخص مهام مدير المكتب ونحن علي استعداد لتلقي تعليقاتكم واستفساراتكم وسرعه الرد عليها.