أكثر الأنواع شيوعاً لمستندات الأعمال

من الأنواع الأكثر شيوعاً لمستندات الأعمال ثلاثة أنواع يعتبروا هم الأكثر استخدامًا في أغلب الشركات والمصانع، وتلك الجهات الرسمية التي تهتم بإعداد خطط أعمال ضمن ملفاتها الخاصة، حيث إن لكل واحد من تلك الأنواع طريقة خاصة في كتابته كما سنوضح اليوم بموقع فكرة.

أكثر الأنواع شيوعاً لمستندات الأعمال

هُناك عدد كبير من صور مُستندات الأعمال، ومن أبرزها وأكثرها شيوعًا ما يلي:

1- خطابات العمل

يتم استعماله للتعامل مع عُملاء الشركة، ويتم إعداده وفقًا لما يلي من خطوات:

1. قسّم الموضوع المراد كتابته إلى عدة فقرات رئيسية مع ترك مسافات بين الفقرات.
2. اختر نوع الورق المناسب للكتابة.
3. اكتب جميع المعلومات حول شركتك في البداية، ويجب أن يتضمن تاريخ إرسال الرسالة، أي التاريخ الموجود على يسار الرسالة.
4. اكتب معلومات المستلم بشكل واضح وكامل، مع اختيار عنوان مناسب للمتلقي في الرسالة، مثل “من قد يكون متورطًا، سيدي العزيز أو الأستاذ العزيز”.
5. اتباع أسلوب الكتابة المناسب، واستخدام الضمائر الشخصية.
6. التأكد من احتواء الرسالة على محتوى مفيد بشكل صحيح ودقيق.
7. استخدام الأفعال النشطة والتحدث بطريقة مُهذبة.
8. اختر النهاية مع التحية، ويجب توقيع هذه الرسالة.
9. اكتب المعلومات ذات الصلة، مثل رسائل البريد الإلكتروني، التي نتواصل معها معك، مع إضافة الحرف الأول من الاسم.

2- تقارير العمل

يتم استعماله لتوضيح المعلومات الخاصة بالعمل، ويُطبق على النحو التالي:

1. تحديد الأهداف قبل البدء والدخول في سياق التقارير.
2. تحديد الأطراف المشاركة في التقرير، سواء كانوا موظفين أو عمال أو إدارة عليا.
3. اختيار الطرق المبسطة في عرض التقارير، مع كتابة المحتوى بصورة أكثر اتقانًا واحترافية، وذلك من خلال كتابة الأفكار بشكل مرتب.
4. ينبغي أن يكون هذا التقرير مركز على الأفكار الأساسية فقط، وهذا دون التطرق للأفكار الفرعية.

عناصر تقارير العمل

تقارير العمل ترتكز على بعض العناصر الأساسية والتي يجب توافرها فيها، مثل:

• الصفحة التي يوجد بها العنوان.
• المقدمة
• ملخص التقرير.
• جدول المحتويات.
• الجداول والرسوم البيانية.
• الاستنتاجات.
• التوصيات.
• الخاتمة.

3- رسائل البريد الإلكتروني

رسائل البريد الإلكتروني تتسم بكونها من الأنواع الأكثر شيوعًا لمُستندات الأعمال، ويتم كتابتها عن طريق ما يلي:

1. اختيار عنوان مناسب للبريد الإلكتروني دال عليه ويكون جاذب للانتباه.
2. الحرص على عدم خانة العنوان فارغة حتى لا يتم نقل الرسالة إلى البريد العشوائي.
3. النوع اختيار عبارات مناسبة وسهلة الفهم.
4. ترك مسافة بين الأفكار المكتوبة وخاصةً بعد التحية.
5. كتابة عبارات شكر في الرسائل.
6. بعد الانتهاء تأكد من أنه خالٍ من الأخطاء الإملائية.

ما هي مستندات الأعمال الرقمية

من المُصطلحات الشهيرة في عالم الأعمال فكرة المُستندات الرقمية، ومنها:

• يمكن بكل سهولة تعديلها دون شطب.
• يمكن الاحتفاظ بها على عكس الورقية التي تتلف مع الوقت.
• يمكن الرجوع إليها في أي وقت في حالة تخزينها على الجهاز واتصاله بالهاتف.
• من الممكن ربطها بوسائط متعددة كصورة أو فيديو.

هناك العديد من الأنواع الأكثر شيوعاً لمستندات الأعمال التي تتوافق مع طبيعة المعلومات المراد كتابتها وكذلك مدى اختصارها والكثير من العوامل الأخرى التي يتم على أساسها اختيار النوع المناسب.