السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب

ما الفرق بين السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب؟ وأهم المهارات الواجب توافرها في الموظف؟ الكثيرين وراء كل عمل إداري ناجح سكرتير استطاع بقوة أن يكون وسيط فعال وإيجابي بين الرئيس والمرؤوسين، والمهارات فيه ليست من الأمور التي يختص بها شخص واحد، لذا قررنا من خلال موقع فكرة نعرفك بصورة أشمل على وظيفة السكرتاريا.

السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب

هناك اختلاف بين السكرتاريا التنفيذية وبين إدارة المكتب، ويمكن معرفة الفارق بينهم من خلال الآتي:

مهارات للنجاح في السكرتاريا التنفيذية

في إطار التعرف على السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب فإن هناك مجموعة من المهارات التي يجب أن تتوافر في الموظف، مثل:

• تطوير الذات: فلابد للموظف أن يواكب التطور في وظيفته، ويستمر في التسجيل في الدورات التي تظهر أمامه، وتساعده في تطوير مهاراته من هذه الناحية.
• العمل الجماعي : يحتاج أصحاب الأعمال إلى الحصول على قائد للعمل من أجل تنظيم سير العمل بصورة أفضل، وأهم ما يمكن أن يساعد في التطوير هو وجود قائد متمكن قادر على إخراج أفضل ما في أعضاء الفريق.
• مهارات الاتصال: هذه الوظيفة تفرض على الشخص أن يكون له مجموعة من المهارات الخاصة بالتواصل من أجل معاملة العملاء.

مهام السكرتاريا التنفيذية

أثناء الحديث عن السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب نجد أن وظائف هذه المهنة تأتي على النحو التالي:

• الأعمال البريدية: استلام البريد كل يوم وتنظيمه وتسلميه للمدير للاطلاع عليه، وإعادة توجيهه، كما أنه يتم تسجيل جميع البريد سواء الصادر أو الوارد.
• الأرشفة : هي حفظ المستندات جميعها مهما كانت قديمة، وتكون تلك هي إحدى أهم مهامه، ومن الممكن أن يتم وضعها في ملفات أو بأي صورة ليسهل العودة لها.
• متابعة الاجتماعات : يقوم الموظف هنا بتجهيز قاعة الاجتماعات وتبليغ الموظفين كافة، ويتم حضور الاجتماع لتسجيل أهم ما جاء فيه.
• تنظيم المواعيد : حيث إنه على الموظف تنظيم مواعيد مديره من حيث الأشخاص الذين يودون مقابلته، ومعرفة الوقت المناسب، وتسجيل السبب من المقابلة حتى يكون المدير على إطلاع كامل.

مراكز تقدم دورات تدريبية في السكرتاريا التنفيذية

تتواجد على الساحة العملية مجموعة من المراكز التي تساعد في تقديم الدورات التي يحتاجها الموظفين، وأشهر هذه المراكز هي:

1-  مركز أبحاث الدولية للتدريب

من المراكز التي تساعد في الحصول على تدريب متكامل، ويتم التواصل معهم من خلال:

• رابط الدورة للتسجيل فيها : من هنــــا.
• رقم الهاتف والواتس اب : (+962 770 33 44 77).

2- أكاديمية أي بي اس للتدريب

من أهم مراكز التدريب في الوطن العربي وتقدم دورات في السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب، ويمكن التواصل معهم من خلال:

• التسجيل في رابط الدورة : من هنــــا.
• رقم الهاتف والفاكس : (0020226721467 – 0020226720267).

3- المعهد العلمي الإداري للتدريب

من المعاهد المتواجدة في المملكة، وتقدم مجموعة من الدورات في مجال السكرتاريا التنفيذية، ويمكن التواصل معهم من خلال:

• التسجيل في رابط الدورة : من هنـــا.
• رقم الهاتف والواتس : (0555616334).

السكرتاريا من الوظائف التي من الممكن أن تظهر بصورة سطحية أنها غير مهمة، لكن حقيقة الأمر أنها وظيفة حساسة للغاية وتحتاج إلى أشخاص يتمتعون بقدر عالي من التركيز والقدرة على الانتباه للتفاصيل، حيث إن مديريهم يكونون في حالة انشغال مستمر.