شرح خطوات عمل الخريطة التنظيمية

إن تعلم كيفية عمل الخريطة التنظيمية من أسهل ما يمكن، فيهدف عمل الخريطة إلى تنظيم وتوزيع المهام والعلاقات بين الوظائف الإدارية المختلفة داخل الشركة، وعبر موقع فكرة نتعرف سويًا إلى هذه الكيفية مع شرح مبسط لأبرز أنواع الخرائط التنظيمية.

كيفية عمل الخريطة التنظيمية

يمكن وصف تلك الخريطة بأنها تمثيلات مرئية لأي هيكل مؤسسي دورها الأساسي توضيح العلاقات بشكل متسلسل، وكيفية عمل الخريطة التنظيمية تكون كالتالي:

1. نحضر ورقة كبيرة مستطيلة الشكل لتنفيذ الخطوات.
2. نبدأ في رسم جميع الوظائف الموجودة في المنظمة.
3. نحدد عن طريق رسم أشكال هندسية كالدوائر والمستطيلات أنواع الوظائف الموجودة.
4. نقوم بالتوصيل بين الأشكال بالقلم لنعبر عن اتجاه سريان السلطة أو العلاقات الإدارية.
5. في حالة الرغبة في إجراء أي تعديلات يمكننا مسح المحتوى الموجود داخل الشكل وتغييره بالأنسب

أنواع الخرائط التنظيمية

بعد معرفة كيفية عمل الخريطة التنظيمية والغرض منها، ننتقل هنا لمعرفة الأنواع المختلفة لها وأبرزها:

1- الخريطة الرأسية

هي النوع الأكثر شيوعًا، وتقوم بعرض التسلسل في المؤسسة بشكل تنظيمي، وعن كيفية عمل الخريطة التنظيمية الرأسية فتكون كما يلي:

• الترتيب في الخريطة من أعلى للأسفل حسب المركز الإداري.
• تسمى رأسية لأن لها قاعدة عريضة وقمة ضيقة.
• الوظائف الرئيسية يمكن رؤيتها في قمة الخريطة، بينما الأقل أهمية تكون في أسفلها والخطوط توضح العلاقات الإدارية المختلفة.

2- الخريطة الأفقية

من الأشكال المتداولة بكثرة في الهياكل الكبرى التي تحتاج قدرة تنظيمية فائقة، وكيفية عملها تتمثل فيما يلي:

• ترتب فيها السلطات الإدارية من اليسار إلى اليمين بصفة متكررة.
• الوظائف الإدارية العليا متمركزة في يمين الخريطة، بينما في اليسار نجد الوظائف التنفيذية المختلفة.
• ينتشر هذا النوع بكثرة في المنظمات العالمية بسبب تعدد التخصصات.

3- الخريطة التقليدية

يتم استخدامها على نطاق واسع وبخاصة في المنظمات الحكومية، وأكثر ما يميز كيفية عمل الخريطة التنظيمية التقليدية أنها:

• السلطة ترتب من الأعلى لكبار الموظفين إلى الأسفل بمعنى أن كبار الموظفين يكونوا في أعلى التصنيف ونتدرج بعد ذلك.
• خطوط العلاقات وترتيب المهام يكون بشكل عكسي أي من أسفل الخريطة إلى الأعلى.
• الموظفون الموجودون في أسفل الخريطة يتعرضوا للمسؤولية المباشرة من الرؤساء المباشرين لهم.

4- خريطة المهام

تعتمد بشكل رئيسي على توضيح مهام كل أفراد الشركة، وخصائص كيفية عمل الخريطة التنظيمية بطريقة المهام تتسم بما يلي:

• الغرض الأول منها تحديد المهام الموجودة داخل الشركة أو المنظمة.
• تقوم بوضع الغرض الأساسي من المخطط الكلي للشركة.
• يوجد بها عدد من الأشكال الهندسية وكل شكل يكون خاص بجهة إدارية محددة وعند كل مسمى وظيفي يوجد المهمة والوظيفة التي يعمل فيها الموظف.
• محددة للأهداف بشكل منمق ومرتب.

5- الخريطة الخاصة بالأفراد

هدفها الأول إدارة الميزانية الخاصة بالمنظمة وخريطتها تتميز بما يلي:

• تقوم بتوضيح كافة الوظائف وشرحها بكافة مستوياتها الموجودة.
• تقوم بإعطاء معلومات وافية عن الوظائف وما إذا كان يتوفر فيها وظائف محددة أم لا.

6- خريطة شبكية ذات المصفوفات

الهدف الرئيسي لها هو توضيح الشكل التنظيمي للمؤسسة وكيفية عمل الخريطة التنظيمية الشبكية تكون:

• مميزة بمشاركتها الفعالة في وضع تصور عام عن المنظمة وإعطاء تقارير بكافة ما يحدث بها.
• تساعد الموظفين على تحديد أهدافهم ووضوحها.

إن الهدف من الخرائط التنظيمية أكبر من كونه مجرد تنظيم للهياكل المؤسسية بل هو تعديل في سلوك المنظمة ككل، وينبغي استخدام مثل هذه الطرق في أي مكان بالعالم للحصول على نتائج مرضية.