كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة 5 نصائح هامة

كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة؟ وما هي مهام السكرتارية؟ فكل الوظائف تحتاج إلى النجاح وإثبات الذات في العمل، إذ إن النجاح يصل بالفرد إلى الدرجات العالية في عمله، وتعد تلك الوظيفة من الوظائف التي لا غنى عنها في كل المجالات، وسنتعرف على مهامها من خلال موقع فكرة.

كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة

تعد وظيفة السكرتيرة من الوظائف التي يتم الاعتماد عليها في تنظيم البيانات والمعلومات التي تخص العمل، ولكن ذلك الأمر يحتاج إلى العديد من المهارات والأسس، وأهمها الآتي:

• الحرص على إدارة الوقت بصورة جيدة.
• إنجاز المهام في الوقت المطلوب وقبل الوقت.
• التمتع بمهارة البحث عن كل ما هو مفيد للعمل والجهة التابعة لها.
• امتلاك كافة المهارات التي تتعلق بالحاسب الآلي خصوصًا بعد أن أصبحنا في عصر التكنولوجيا.
• القدرة على استخدام مواقع الإنترنت بصورة جيدة.
• الاعتماد على مهارات الاتصال سواء اللفظي أو الكتابي.
• الدقة في إنجاز العمل.
• الحرص على تعلم لغة إنجليزية بجانب اللغة الأساسية.
• تطبيق العمل كما هو مطلوب.
• امتلاك الحس التنظيمي.

مهام السكرتيرة الناجحة

بعد التعرف على طريقة كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة؟ لا بد من الاطلاع على المهام التي تقوم بها تلك صاحبة الوظيفة، والتي تتمثل في الآتي:

• تسليم واستلام البريد اليومي.
• تسجيل كل ما هو وارد وصادر من الشركة التي تعمل لديها.
• تحضير وكتابة التقارير والقرارات الإدارية التي تتعلق بالعمل في حدود اختصاصها.
• متابعة كافة وسائل الاتصال سواء البريد الإلكتروني أو الفاكس أو البريد العادي.
• عرض ملخص للإدارة عما يوجد في الصحف أو وسائل الاخبار الورقية أو الإلكترونية في إطار ما يخص العمل.
• تحديد المواعيد والمقابلات أو إلغاؤها في إطار المصرح به لها من مجلس الإدارة.
• حضور الاجتماعات ووضع خطة للعمل.
• توفير وإعداد وسائل اتصال مختلفة بالأشخاص الذين لهم علاقات عمل مع الشركة التي تعمل لديها.

شروط العمل في مجال السكرتارية

مع ذكر كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة؟ لا بد من التنويه إلى الشروط التي يجب أن تتوافر للعمل في المجال، وهي:

• القدرة على الكتمان وحفظ الأسرار التي تخص العمل.
• حسن السير والسلوك والأمانة.
• التمتع بالنزاهة الكاملة.
• أن تكون شخصية لبقة في التحدث.
• التحلي بالصبر.
• الاطلاع على قواعد المجاملات في العمل.
• الثقة في النفس وقت التحدث مع مجلس الإدارة.
• التعهد بتحمل المسؤوليات كاملة.
• امتلاك صحة جيدة سواء نفسية أو جسدية.
• عدم الخوف أو القلق أو التوتر.
• البعد عن السلوكيات العنيفة مثل العصبية أو المماطلة.
• الحرص على الترحيب بالجميع.
• تجنب المنافسة في العمل.
• مساعدة الزائرين للعمل.

أنواع السكرتارية

من الجدير بالذكر أن ذلك المجال له العديد من الأنواع التي من أهمها الآتي:

• السكرتيرة الخاصة: وهي التي يتم تحديد صفاتها من قبل المدير، والتي من شأنها تحديد المواعيد، حفظ المستندات واستقبال الزوار وغيرها من المهام.
• السكرتيرة المتخصصة: هي التي تتخصص للعمل في مجال معين والتي من أشهرها السكرتيرة القانونية أو السكرتيرة الاقتصادية أو الفنية.

أهمية مجال السكرتارية

في إطار التعرف على كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة؟ يجب التعرف على أهمية ذلك المجال الذي لا غنى عنه، والتي تتضح في التالي:

• يقلل العبء على رؤساء مجلس الإدارة والمديرين للتركيز في العمل الأساسي وترك الأعمال الفرعية للسكرتارية.
• إجراء التنسيقات بين الأعمال التي يجب إجراؤها وبين المديرين.
• مساعدة كبار المسؤولين بالقرارات الصحيحة التي تكون في مصلحة العمل.
• الحرص على تأمين التواصل بين جهة العمل وبين الجهات المختصة بصورة أعمق.
• تزويد رئيس العمل بكل ما يدور في سوق العمل.

تعد وظيفة السكرتارية من أهم الوظائف التي وجدت منذ القدم، والتي تعتمد على العديد من الشروط والمهارات التي يجب أن تتوافر بشكل جيد.