خطوات كتابة تقرير بشكل محترف

أسلوب رائع في كتابة تقرير بشكل محترف هو ما يمكنك من إيصال ما ترغب به إلى الطرف الآخر بمنتهى البساطة، حيث إن الأمر لا يحتاج سوى معرفة بعض الأساسيات في كتابة التقارير وإتقانها جيدًا، ولكون الأسلوب الجيد في الكتابة أمر هام، فسنحرص اليوم من خلال موقع فكرة على التعرف إلى كيفية كتابة التقارير باحترافية.

أسلوب رائع في كتابة تقرير بشكل محترف

سنعرض فيما يلي أهم العوامل التي تساعد على خلق أسلوب رائع في كتابة تقرير بشكل محترف:

• الحرص على الاختصار والدقة في كتابة التقارير.
• أن يكون الغرض الذي ترغب في التعبير عنه بالتقرير واضح.
• كتابة الأفكار بصورة مسلسلة.
• أن يكون التقرير به قدر كافٍ من المصداقية.
• أن يكون لدى الكاتب مهارة الاقناع في الكتابة.
• يجب أن تحتوي التقارير على عناوين رئيسية وعناوين داخلية.
• من الضروري أن يتحدث التقرير عن الهدف المطلوب للوصول إلى أسلوب رائع في كتابة تقرير بشكل محترف.

عناصر التقرير

من العوامل المتحكمة في الحصول على أسلوب تقرير جيد وبشكل احترافي هي الاهتمام بعناصر التقرير وتوظيفهم بالشكل الصحيح، وهذا يشمل الآتي:

1- غلاف التقرير وصفحة العنوان

فيما يلي سنعرض أبرز النقاط الخاصة بالغلاف وصفحة العنوان الخاصة بالتقرير:

• يستخدم الغلاف من أجل حماية التقرير من الاتساخ والتلف.
• في مشاريع العمل الكبيرة يتم استخدام غلاف بلاستيكي لتقارير المشروع وذلك للمحافظة عليها.
• على الأغلب ما يكون الغلاف محتوي على البيانات الأساسية للتقرير وذلك دون الحاجة إلى فتح التقرير.
• صفحة العنوان تشتمل على الجهة المقدم إليها التقرير بالإضافة إلى اسم مُعد التقرير وتاريخ الإصدار.

2- ملخص التقارير وجدول المحتويات

في النقاط التالية سنهتم بالتعرف إلى أهم ما يخص عنصري الملخص وجدول المحتويات في كتابة التقارير:

• الملخص هو وسيلة تساعد القارئ على الوصول لأبرز النقاط التي يتضمنها التقرير خلال وقت قصير.
• جدول المحتويات يوضح رقم الصفحة التي يبدأ بها كل قسم من أقسام التقرير لكي يسهل الوصول للقسم بصورة مباشرة.
• لا يتم استخدام جدول المحتويات في التقارير القصيرة لأن التصفح به يكون سهلًا.

3- قائمة الأشكال والجداول

فيما يلي سنتعرف إلى قائمة الأشكال والجداول الموجودة في التقارير:

• في حال ما كان التقرير يتضمن عدد كبير من الأشكال التوضيحية فيكون من الضروري أن يتم وضع قائمة خاصة بتلك الأشكال.
• أما قائمة الجداول فهي التي يتم من خلالها توضيح رقم الصفحة الموجود بها كل جدول.

4- المقدمة وقلب التقرير

سنوضح في النقاط التالية أبرز المعلومات التي تخص عنصري المقدمة وقلب التقرير:

• يجب أن تكون مقدمة التقرير موضحة موضوع التقرير، خلفيته بالإضافة إلى الهدف منه علاوة على حدود التقرير نفسه.
• قلب التقرير يعتبر أكبر عناصر التقرير ويتكون من عدة أجزاء وأقسام.

أنواع التقارير

تختلف أنواع التقارير ومن الضروري أن يكون الشخص على دراية بنوع التقرير الذي يقدمه، ولهذا سنوضح أنواع التقارير فيما يلي:

• التقارير الأكاديمية: هي التقارير المتعلقة بالبحوث العلمية والتي يتم إصدارها على حسب الحاجة لها.
• التقارير الإحصائية: تلك التقارير التي يغلبها الأرقام، وعلى الأغلب ما تكون لأمراض أو لبشر، ومنها (تقارير أعداد السكان السنوية).
• التقارير الوصفية: هي التقارير التي تقوم بوصف الظاهرة كما هي موجودة، وتحاول إيجاد أجوبة الأسئلة التي تدور حول الظاهرة، مثال على ذلك (تقارير الرحلات).
• التقارير الإخبارية: التقارير التي تقوم أجهزة الإعلام من الإذاعة والتلفزيون ببثها ومن هذه التقارير (التقارير السياسية).
• التقارير الإدارية: هي تلك التقارير المطبوعة والتي تكون بنودها ثابتة، وكل ما تحتاجه فقط هو ملء الفراغات بالكلمات المناسبة، ومن أبرز أمثلة هذه التقارير (تقارير المديرين عن الموظفين).

كتابة التقارير بصورة احترافية أمر يتطلب القيام ببعض الأمور التي تساعد على كتابته بإتقان وذلك بجانب الالتزام بتوضيح كافة عناصر التقرير.