شرح خطوات كتابة تقرير بشرح خطوات صحيحة

تعد كيفية كتابة تقرير بطريقة صحيحة بالخطوات بسيطة للغاية، حيث إن من الطبيعي والمعتاد لدى أي موظف في عمله أن يتم طلب تقرير منه بشأن أي شيء، لذلك فمن الضروري أن يكون الموظف أو العامل على علم بكل ما يتعلق بكتابة التقارير وكافة أنواعها، فمن الممكن أن يتم طلب تلك الأوراق أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا كذلك، ومن خلال موقع فكرة سنعرف أكثر.

كيفية كتابة تقرير بطريقة صحيحة بالخطوات

تتمثل كيفية كتابة تقرير بطريقة صحيحة بالخطوات في شكل معين وعناصر معينة لتتم كتابته دون أخطاء، والتي تتمثل في:

1- شكل التقرير

بالنسبة للمضمون أو ما يحتوي عليه التقرير فهو مماثل للمستند الصغير الذي يتم تدوين المعلومات به، بالإضافة إلى:

• تنسيقه بشكل منمق ومختصر أكثر.
• لا تكون كتابته هباءً لكن يكتب من أجل أغراض معينة.
• من الممكن أن يحتوي التقرير على تحليل مواقف أو مشكلة ما ويضع لك مجموعة من التوصيات التي لا بد من اتباعها في المستقبل.

2- عناصر التقرير

بالحديث عن كيفية كتابة تقرير بطريقة صحيحة بالخطوات، توجد بعض العناصر الخاصة بكتابة التقارير والتي لا بد من توافرها، ومن الممكن توضيحها من خلال الآتي:

• صفحة مخصصة للعنوان.
• المقدمة.
• كتابة مجموعة شروط مرجعية.
• عرض خطوات لحل المشكلة التي يتم عرضه من خلال التقرير.
• عرض النتائج والحلول.
• كتابة ملخص تنفيذي.
• الفهرس.
• ثم الخاتمة.

3- طريقة كتابة التقرير

لا بد أن تتضمن طريقة الكتابة مجموعة من الشروط والعناصر التي تتمثل في الآتي:

• القيام بإعداد المسودة الأولية.
• العمل على تحديد الشروط التي يتم الرجوع إليها.
• ضرورة اختيار الإجراءات الخاصة بالكتابة.
• مع البحث عن المعلومات.
• القيام بوضع شكل معين حيث يكون هيكل عام خاص بالتقرير.
• قم بتحليل كافة المعلومات التي حصلت عليها.
• تجهيز خاتمة جيدة للتقرير.
• بالإضافة إلى تقديم مجموعة من التوصيات.
• إعداد فهرس للمضمون.
• تنظيم قائمة للمراجع.
• مراجعة نهائية من أجل أن تدقق النظر والتركيز في خطوات كتابة التقرير.

أنواع التقارير

لا يوجد تصنيف عالمي موحد لتصنيف أشكال التقارير، ولكن هناك فئات تصنيف شائعة الاستخدام ومن شأنها المساعدة على دراسة التقارير واستخدامها، والتي تتمثل في الآتي:

• التقارير الرسمية والتقارير غير الرسمية.
• التقارير الطويلة أو التقارير القصيرة.
• تقارير إعلامية أو تحليلية.
• تقارير المقترحات.
• التقرير الرأسية أو الجانبية.
• التقارير الداخلية أو التقارير الداخلية.
• التقارير الدورية.
• التقارير الوظيفية.

كيفية كتابة تقرير خاص بالعمل

يتم كتابة تقرير لشرح سير العمل بداخل أي مؤسسة في الاجتماع، وهل ذلك يتم بطريقة جيدة أم لا، ويعد ذلك ما يتم شرحه بالتقرير، لذلك فهناك بعض الخطوات لكتابة النماذج بطريقة سليمة، مثل:

1. في البداية تتم كتابة اسم المؤسسة أو الهيئة التي تعمل بها.
2. مع ذكر التاريخ الذي تم فيه كتابة ذلك التقرير.
3. لا بد من كتابة اسم المراجع عليه إن كان المدير العام أو مدير الإدارة.
4. بالإضافة إلى ذكر أعضاء المؤسسة، وتلك تكون متوقفة على كل مؤسسة والأشخاص المعد عليهم التقرير.
5. لا بد من ذكر الموضوع باختصار من حيث:

• تقرير إداري أو عمل: وذلك يتم فيه كتابة الإنجازات التي تم النجاح بها.
• تقرير طبي: لكتابة المعاينة أو التقرير الطبي.
• مدرسي: لكتابة متابعة الطالب من غياب وسلوك ودرجات.
• جامعي: وهو ملخص عن البحث والنتائج الخاصة به.
• ميداني: لكتابة نبذة عن المؤسسة والعمل الذي تم بها.

6. ضرورة عمل خاتمة مناسبة للتقرير.
7. بالإضافة إلى كتابة اسم معد التقرير والإمضاء بجانبه.

تعد التقارير أحد أهم الأوراق التي لا بد من الاطلاع على عناصرها وأنواعها والطرق المختلفة لكتابتها كذلك حيث لا تخلو أي مؤسسة عمل أو نشاط ما كتابة التقارير الهامة بشكل دوري.