شرح خطوات كتابة تقرير عن العمل

كيفية كتابة تقرير عن العمل يمكن أن تكون معضلة وعملية صعبة بالنسبة إلى بعض الموظفين وبالأخص حديثي العهد منهم، وجميعنا يعرف أن كتابة التقارير وتقديمها إلى الجهة الإدارية في العمل أمر ومهمة إلزامية على الموظفين جميعًا في غالبية جهات العمل الحكومية والخاصة، لذا سنعمد اليوم من خلال موقع فكرة، إلى تعريف هؤلاء الموظفين بالطريقة الصحيحة لكتابة تقارير العمل.

كيفية كتابة تقرير عن العمل

إن غالبية الشركات والمكاتب ومؤسسات العمل الكبرى أو تلك التي تضم عدد كبير من الموظفين، تحتاج إلى تقارير تتضمن خط سير العمل ونشاط الموظفين، إلا أن البعض لا يعرفون كيف يكتب هذا التقرير، وفيما يلي نستعرض كيفية كتابة تقرير عن العمل:

1- التحضير والتخطيط للكتابة

التخطيط والتحضير لكتابة التقرير هي المرحلة الأولى من كتابته، وفيه يجب التركيز على ما يلي:

• وضع ملخص لموضوع التقرير.
• يجب أن يتضمن هذا الملخص ما تم عرضه والجهة التي يقدم لها التقرير حتى تكون المعلومات الموجودة فيه واضحة.
• استحضار فكرة لمن ولماذا يكتب هذا التقرير للتمكن من التركيز على المعلومات المراد توضيحها في التقرير.
• يجب أن يتجنب الموظف كل ما هو لا علاقة له بموضوع التقرير.

2- العناية بأسلوب الكتابة

لا يجب على الموظف أن يهمل أسلوب وطريقة كتابته لتقرير العمل بذريعة أنه ليس موجهًا لجهة رسمية عليا، والعناية بأسلوب الكتابة تكون كالآتي:

• كتابة التقرير بصيغة مرتبة وواضحة ولغة سليمة.
• التركيز على جعل النص سهل من خلال الاستعانة بالجمل القصيرة عوضًا عن الحمل الطويلة.
• البعد عن استخدام المصطلحات المتخصصة.
• الاهتمام بأسلوب الكتابة وقواعد اللغة النحوية والقواعد الإملائية.

3- الاهتمام ببنية التقرير

هناك هيكل وبنية معينة لكتابة التقرير الخاص بالعمل، حيث يتضمن أجزاء محددة نتعرف إليها فيما يلي:

• الصفحة الأولى تكون هي صفحة العنوان، ويجب أن تتضمن عنوان واسم التقرير والجهة المرسل إليها وتوضيح تاريخ التقرير.
• ملخص التقرير ويتضمن جميع البيانات والمعلومات التي توجد به ولكن بصفة مختصرة.
• ذلك لكي يكون متضمنًا الهدف الرئيس من التقرير والتقنيات التي تم استخدامها والنتائج والتوصيات المقترحة.
• جدول المحتويات الذي يتضمن كل أقسام التقرير وأرقام صفحاتها.
• المقدمة يجب أن يتم فيها توضيح قيمة ومدى أهمية هذا التقرير وما يتناوله من مشكلات في العمل وما فيه من مقترحات لحلها.
• المناقشة وهي التي تتناول كل شيء يبحثه التقرير بمعدل تدريجي بدءًا من أساس المشكلة، مرورًا بالنتائج الأولية والتوصيات المقترحة ويجب أن يستخدم في ذلك عناوين فرعية.
• الاستنتاج يتمثل في النتائج التي تم التوصل إليها عند كتابة التقرير وتحديد ما إن كانت الأهداف ناجحة أو لا.
• التوصيات يجب أن تتضمن كذلك النصائح ما يجب أن يوصى به بعد الاستنتاجات المختلفة بغرض تحسين حركة العمل.
• المصادر والمراجع توضع في نهاية التقرير وتتضمن كل المصادر التي استعان بها الموظف في كتابته للتقرير.

ما هي أنواع تقارير العمل

من الضروري ذكره في ظل عرض كيفية كتابة تقرير عن العمل هو أن تقرير العمل لا يتلخص في نوع واحد، إنما ينقسم إلى أنواع وهي:

1- التقرير السنوي

التقرير السنوي واضح من اسمه أنه يقدم بمعدل سنوي أي مرة واحدة فقط في السنة، ونتعرف إلى الهدف من تقديم هذا التقرير:

• يوضح هذا التقرير مستوى التقدم والأداء لدى الموظفين في العمل على مدار العام.
• التقرير السنوي يتيح للمشرفين من أعضاء هيئة جهة العمل بتحديد مستوى الأداء الكلي في الشركة.

2- التقرير الأسبوعي

يمكننا أن نلخص أهمية التقرير الأسبوعي في النقاط التالية:

• تساعد التقارير الأسبوعية أعضاء فريق العمل في عملية التقييم لكل مشاريعهم وتحديد زمن معين لتحقيق الأهداف المنشودة.
• من الممكن أن يكون التقرير الأسبوعي بسيط ويتلخص في صفحة واحدة.
• أو أن يكون مفصلًا ودقيقًا كي يتضمن جميع التحديثات المحددة.

3- تقرير المشروع

هذا النوع من التقارير يهدف إلى نقاط محددة وهي:

• المخطط الزمني المحدد لخط سير المشروع.
• توضيح تفاصيل العمل والموعد النهائي والأخير لتنفيذ كل ركن من المشروع.
• اطلاع الموظفين والمسؤولين في المشروع على كل الحديثات وتطورات المشروع.

4- تقرير المبيعات والتسويق

تلك التقارير يتم تقديمها لغرض معين وهو:

• جعل جميع أعضاء الفريق على علم باستراتيجية سير المبيعات وتقدم عملية التسويق.
• غالبًا ما يتضمن هذا التقرير رسومًا بيانية تشير إلى هوامش الربح والزيادة.

لا تعد كتابة التقارير الخاصة بالعمل أمر صعب ولكنها تحتاج إلى الهدوء والثقة، وطرد فكرة أن كتابة التقارير عن العمل مهمة قومية وخطيرة، وأخذ الأمور ببساطة فالتقرير مجرد سرد لخط سير العمل بطريقة منمقة ومنظمة ليس إلا.