طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة

  • مودة شريف
  • منذ شهرين
  • معلومات يومية

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة تشتمل على مجموعة من الخطوات المرتبة، حيث يعتبر البريد الإلكتروني من طرق التواصل الأكثر شيوعًا في الاتصالات المهنية، وحتى يتم كتابة أي إيميل للشركة يجب أن يكون بصورة رسمية ليقدم انطباع مناسب عن مرسله، ومن خلال موقع فكرة سنعرض لكم خطوات كتابة إيميل لشركة بشكل رسمي.

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة

هناك مجموعة من الخطوات التي يجب اتباعها من أجل كتابة رسائل بريد إلكتروني مناسبة من قبل الموظف إلى الشركات، وتشتمل على:

1- البدء بتحية احترافية

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة

تعد التحية من أولى خطوات كتابة رسالة بريد إلكتروني لشركة، فالتحية الاحترافية تجعل المُتلقي يحدد مدى معرفتك، حيث يجب الاهتمام:

  • استخدام لقب عائلة المستلم في حالة معرفته وبشكل صحيح، وفي حالة عدم معرفته يمكن اللجوء إلى المسمى الوظيفي مثل عزيزي مدير التوظيف.
  • إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني يجب إضافة ملاحظة شكر مثل الشكر على التواصل أو على الرد السريع.

2- توضيح الهدف

من أهم خطوات طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة خطوة توضيح الهدف من الرسالة، فهناك بعض النصائح التي طرحها الخبراء، وتتضمن:

  • الحرص على أن يكون الهدف واضح في بداية البريد الإلكتروني الخاص بك.
  • اهتم بأن يكون الهدف في جمل قصيرة لأن عادةً ما يقرأ الأشخاص هذه الرسائل خلال الاجتماعات أو على الهواتف المحمولة.
  • هناك بعض العبارات التي يمكن الاستعانة بها مثل أنا أكتب للاستفسار عن.

3- استخدام المفردات الصحيحة

من المتعارف عليه أن مختلف الصناعات أصبحت تستخدم مفردات مختلفة أو متعمقة في اللغات وخاصة الإنجليزية، لذا يجب أن تحرص على:

  • التأكد الجيد من فهم المفردات الخاصة بمجال عملك.
  • البعد عن البحث عن معنى كلمة واستخدام المفردات المناسبة باللغة التي يتم بها إرسال الرسالة.

4- جعل الرسالة موجزة

عندما نتحدث عن طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة يجب أن نتحدث عن أهمية جعل الرسالة موجزة، فهناك عدة إرشادات تكمن في:

  • اختيار اللغة التي تساهم في قراءة رسائلك الإلكترونية سريعًا أو أثناء التنقل.
  • الحرص على أن تكون الرسالة مختصرة والهدف الرئيسي واضح.
  • كلما قل حجم رسالة البريد الإلكتروني كلما كانت خالية من الأخطاء خاصةً إذا كانت اللغة المُستخدمة لغتك الثانية.
  • تجنب أن تكون حاد في الطريقة المكتوبة بها الرسالة.
  • الحفاظ على النبرة الإيجابية المهنة.

5- ختم الرسالة بشكل مهذب

ختم رسالة البريد الإلكتروني من الخطوات الضرورية والتي لا غنى عنها في أي رسالة بريد إلكتروني، ومن النصائح لختم الرسالة:

  • مثل الخطاب التقليدي تعتبر الخطوة الأخيرة لكتابة رسالة بريد إلكتروني ختم بطريقة مناسبة.
  • الحرص على أن يلي هذا الختم الاسم والمسمى الوظيفي.
  • يمكن الاستعانة ببعض الجمل مثل مع أطيب التحيات أو خالص التقدير أو شكر المُستلم.

نصائح عند كتابة إيميل رسمي للشركات

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة

>

عقب الاطلاع على طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة نطلع على بعض النصائح التي تساعد في كتابة إيميل احترافي، وتتمثل في:

  • قبل الضغط على زر إرسال يجب الحرص على تصحيح الكلمات الدقيق وإصلاح أي أخطاء إملائية.
  • يجب أن تكون الخانة الخاصة بالموضوع واضحة.
  • سرد عنوان جيد وملم يلخص مضمون الرسالة.
  • تجنب ترك خانة الموضوع فارغة حتى لا يتم نقل الرسالة إلى الصندوق العشوائي أو غير الهام.
  • في حالة التطرق للحديث عن أمر ما يبتعد عن مضمون الرسالة يُفضل كتابته في بريد إلكتروني آخر.
  • ترك مسافة بين الأفكار المختلفة وعدم دمجها في فقرة واحدة.
  • عدم استخدام فعل الأمر لأنه قد يتسبب في فهم الرسالة بشكل خاطئ بدلًا من ذلك يجب استخدام أسلوب الطلب والسؤال.
  • الحذر عند اختيار الرد أو الرد على الكل لأن اختيار الرد على الكل فسيرى جميع المذكورين هذا الرد.
  • التحقق من كافة الملفات المُرفقة قبل النقر على إرسال، ويمكن كتابة برجاء تفضل مرفق في حالة وجود مرفق.
  • البعد عن استخدام الفكاهة أو السخرية في البداية فهذا قد يُساء فهمه.
  • الرموز التعبيرية لا تعد مناسبة للرسائل الإلكترونية الرسمية لذا ابتعد عن استخدامها تمامًا.

كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية من الأمور التي يجب الاهتمام بها، فحدوث أي خطأ بها قد يؤدي إلى منح المستلم انطباع غير صحيح عن المُرسل.

أسئلة شائعة و أجوبة عليها

  • كيف يكون الإطار العام للبريد الإلكتروني؟

    استخدام حجم ونوع ولون الخط المناسب وتجنب استخدام خلفيات ملونة الأفضل أن تكون غامقة.

  • هل الأخطاء النحوية تعطي تأثير سلبي للمستلم في الرسائل الرسمية؟

    نعم.

قد يهمك ايضا :

إذاعة عن الغياب المدرسي والتأخر الصباحي مع مقدمة وخاتمة

إذاعة عن الغياب المدرسي والتأخر الصباحي مع مقدمة وخاتمة

إذاعة مدرسية عن الشكر كاملة مع مقدمة وخاتمة

إذاعة مدرسية عن الشكر كاملة مع مقدمة وخاتمة

إذاعة مدرسية عن السياحة مع مقدمة وخاتمة

إذاعة مدرسية عن السياحة مع مقدمة وخاتمة

موضوع تعبير عن أمن الوطن وازدهاره متكامل

موضوع تعبير عن أمن الوطن وازدهاره متكامل

موضوع تعبير عن مشكلة واجهتني وحلها

موضوع تعبير عن مشكلة واجهتني وحلها

كيفية صناعة الفحم من نشارة الخشب

كيفية صناعة الفحم من نشارة الخشب

إذاعة مدرسية عن النظافة مع مقدمة وخاتمة

إذاعة مدرسية عن النظافة مع مقدمة وخاتمة

إذاعة مدرسية عن مرض السرطان مع مقدمة وخاتمة

إذاعة مدرسية عن مرض السرطان مع مقدمة وخاتمة

حكمة مدرسية عن رمضان

حكمة مدرسية عن رمضان

أفضل نوع زيت زيتون في العالم 2023

أفضل نوع زيت زيتون في العالم 2023

أسماء الوظائف التي تسبب الاكتئاب لأصحابها

أسماء الوظائف التي تسبب الاكتئاب لأصحابها

متى يؤخذ مصل القطط

متى يؤخذ مصل القطط

شجرة اللغات السامية

شجرة اللغات السامية

كيفية تكوين الأرض بالمراحل

كيفية تكوين الأرض بالمراحل

كيفية حساب الطاقة الكهربائية

كيفية حساب الطاقة الكهربائية

هل يوجد سيتوبلازم في جسم الإنسان

هل يوجد سيتوبلازم في جسم الإنسان

أسعار متر الرخام للمطابخ

أسعار متر الرخام للمطابخ

ما هي خطوات النجاح في العمل

ما هي خطوات النجاح في العمل

ما هي صلاحيات ملكة بريطانيا

ما هي صلاحيات ملكة بريطانيا

ما هي أركان المسؤولية التقصيرية وأمثلة عليها

ما هي أركان المسؤولية التقصيرية وأمثلة عليها

أسئلة ورسومات عن دورة الماء في الطبيعة

أسئلة ورسومات عن دورة الماء في الطبيعة

أسماء الملابس بالإنجليزي

أسماء الملابس بالإنجليزي

أسماء الأصابع بالإنجليزي

أسماء الأصابع بالإنجليزي

أسماء أجزاء اليد كامله

أسماء أجزاء اليد كامله

تجربتي في تجارة العود

تجربتي في تجارة العود

ما هي صلاحيات التوكيل العام

ما هي صلاحيات التوكيل العام

ما هي صلاحيات ملك إنجلترا

ما هي صلاحيات ملك إنجلترا

ما هي صلاحيات رئيس اتحاد الملاك

ما هي صلاحيات رئيس اتحاد الملاك

من هو الطالب الموهوب

من هو الطالب الموهوب

أسماء أجزاء المنزل بالإنجليزي

أسماء أجزاء المنزل بالإنجليزي

ماذا اكتب في الهدف الوظيفي في السيرة الذاتية

ماذا اكتب في الهدف الوظيفي في السيرة الذاتية

عدد فروع ماكدونالدز في العالم

عدد فروع ماكدونالدز في العالم

تعليقات (0)

    لم يتم إضافة تعليقات لهذا المقال.