شرح خطوات وفن كتابة الخطابات الرسمية بالخطوات

طريقة وفن كتابة الخطابات الرسمية بسيطة للغاية، حيث يتطلب كتابة الخطاب بعض المصطلحات العربية الصحيحة، مع إمكانية تنسيق الخطاب بشكل جيد، فإذا تمكنت من تحقيق هذه الأمور، ستقوم بكتابة خطاب في غاية الروعة كما سيعرضه لكم موقع فكرة في السطور التالية.

طريقة وفن كتابة الخطابات الرسمية

تحتاج الخطابات الرسمية بعض التعليمات حتى يتم إنتاجها بشكل جيد، وذلك على الرغم من عدم وجود أي صيغة ثابتة لها، ومن هذه التعليمات:

1- تحضير بيانات الخطاب

في صدد حديثنا حول طريقة وفن كتابة الخطابات الرسمية، وقبل البدء في كتابة أي خطاب ترغب فيه، يجب عليك في ورقة خارجية كتابة البيانات التي ستقوم بتدوينها فيه كما يلي:

• في حال إذا كنت ستقوم بإرسال هذا الخطاب إلى جهة رسمية، عليك معرفة اسمها بالكامل حتى تقوم بكتابته بشكل صحيح.
• الحرص على كتابة صيغة الخطاب بالكامل في ورقة خارجية، قبل البدء في كتابته في الورقة التي ستقوم بإرساله فيها، أو إذا كنت ستقوم بكتابته إلكترونيًا.
• تُتيح إمكانية كتابة الخطاب خارجيًا القدرة على التعديل عليه كما ترغب أو إضافة إليه أي شيء كذلك.

2- تنسيق الخطاب

بعد تحضير البيانات الخاصة بالخطاب والوصول إلى الصيغة المُناسبة له، عليك البدء في تنسيقه بشكل جيد قبل أن تقوم بنقله في الورقة المعنية بالإرسال كما يلي:

• عليك الاهتمام بالعناصر الأساسية التي يكون من المُفضل أن تكون موجودة داخل الخطاب، ألا وهي اسم المُرسل وعنوانه، واسم المُرسل إليه وعنوانه كذلك، مع تاريخ الإرسال، وعنوان الخطاب.
• وضع اللمسات النهائية للخطاب، من خلال قراءته مرة أخرى بعد الانتهاء منه، حتى تتمكن من تصحيح أي خطأ إملائي أو لغوي ارتكبته أثناء الكتابة.
• في هذه الخطوة عليك الحرص على متابعة صحة المعلومات المُدونة داخل الخطاب.

3- البدء في الكتابة

إن قمت بتنسيق الخطاب بشكل جيد، عليك البدء في كتابة أو نقل الخطاب الجاهز، وذلك باتباع التعليمات التالية:

• من المُفضل البدء بكتابة جملة التحية الافتتاحية في بداية الخطاب.
• في حال إن كان الخطاب مطلوب منك ورقيًا، أي بخط اليد، فعليك الحرص على نقله بخط مُهذب وجميل، مع استخدام قلم له خط جميل وثقيل.
• إذا كنت ستقوم بإرسال الخطاب إلكترونيًا، فعليك الاهتمام بنوع الخط المُناسب للخطاب والحجم الخاص به، بحيث يكون مقروء بشكل جيد، دون الحاجة إلى تقريب الشاشة لإتمام ذلك.
• إن كان الخطاب مطلوب مطبوعًا، فسيكون عليك كتابته على الكمبيوتر كما سبق وأوضحنا، مع طباعته بعد الانتهاء من كتابته.

4- تغليف الخطاب

من خلال حديثنا حول طريقة وفن كتابة الخطابات الرسمية، عليك اتباع الآتي عند الانتهاء من كتابة الخطاب بالكامل:

• بعد الانتهاء مباشرةً من كتابة الخطاب، عليك طويه، وذلك من خلال طيه إلى الثلث، مع توجيه الجزء السفلي منه لأعلى حتى يصل إلى ثلثي الورقة، وقم بثني الورقة، مع طي الجزء العلوي لأسفل.
• قم بوضع الخطاب بعد طيه بالطريقة السابقة داخل المظروف.
• عليك كتابة بعض البيانات الخاصة بالمستلم على المظروف من الخارج، تحديدًا في المنتصف، وتتمثل في الاسم، العنوان، مع رقم التواصل كذلك.
• في حال كان الخطاب خارجًا من جهة حكومية أو مكتب رسمي، فمن المُفضل أن تقوم بختم الظرف من الخارج بالجهة التابعة لك.

نصائح لكتابة خطاب ناجح

في ختام حديثنا حول طريقة وفن كتابة الخطابات الرسمية، نرى أنه من الواجب علينا أن نعرض لكم بعض النصائح لكتابة خطاب ناجح فيما يلي:

• عليك سرد الهدف من الخطاب بأسلوب واضح وصريح.
• الحرص على كتابة الخطاب بلغة عربية سليمة.
• من المُفضل الابتعاد عن الألفاظ الأدبية والصور البلاغية، حيث عليك الالتزام بالموضوعية قدر المُستطاع.
• مراعاة تقسيم الأفكار وترتيبها في الخطاب، حتى لا يتشتت القارئ.
• سرد المعلومات داخل الخطاب بأسلوب مقنع.

تختلف الخطابات الرسمية بعض الشيء عن الخطابات العادية، وذلك بالنسبة لطبيعة الكتابة والأسلوب في الأساس، حيث يجب أن يكون أسلوب الكتابة واضح وسريع، مع السلاسة في التعبير والإيجاز في الوقت ذاته.