تعريف مفهوم الوثيقة الإدارية وأنواعها ووظائفها

ما هو مفهوم الوثائق الإدارية؟ وما أنواعها؟ حيث إنها واحدة من أشهر وسائل الاتصال ما بين الإدارات العمومية والأفراد، إضافةً إلى أنها وسيلة رسمية تستخدم في الأعمال التي تحمل طابع استراتيجي مُميز، وعبر موقع فكرة نتعرف مفصلًا على الوثائق الإدارية.

مفهوم الوثائق الإدارية

• عبارة عن وثيقة رسمية، يتم تحريرها باسم الإدارة، حيث إنها من وسائل الاتصالات الرسمية بين المصالح الإدارية الأخرى.
• كما تُصنف على أنها مجموعة من الأوراق والسجلات النظامية الرسمية، التي تُصدر من قِبل الجهات الإدارية، بشكل قانوني وتنظيمي للغاية.
• تحتوي هذه الوثائق على مُهمات وأعمل المؤسسات والدوائر الحكومية.

أنواع الوثائق الإدارية

1- الوثائق الإخبارية

• تتمثل في مجموعة من البرقيات أو البلاغات التي عادة ما تكون بين إدارات المؤسسة الواحدة.
• هنا يتم الاستعانة بالوثائق الإدارية بهدف توفير التقارير الكاملة المُتعلقة بالموظفين وسير العلمية الإدارية في المؤسسة.

2- الوثائق العامة

• عبارة عن مجموعة من الرسائل والمُذكرات التي يتم التعامل بها بين الإدارات وبعضها البعض.
• بشكل خاص الإدارات الخارجية لتسهيل الربط بينهم والتواصل بشكل صحيح.

3- وثائق النموذج

• مجموعة من المعلومات الثابتة التي تحتوي على فراغات، والهدف منها قيام الأشخاص بتعبئتها بشكل صحيح بقصد تيسير الأعمال وتوثيقها.
• من الأمثلة على هذا النوع (الشهادات والفواتير والأوراق المتعلقة بطلبات التوظيف والاستقالة والتعيين).

4- الوثائق المستعجلة

• تتمثل في مجموعة من الإعلانات والبيانات والنشرة الداخلية للمؤسسة.
• تقوم الإدارة ببثها وإبرازها من خلال الوسائل الإدارة المعنية بالهدف.
• من بينها (إيصال رسالة معينة وإقرارات إدارية لاتخاذ كافة التدابير اللازمة والتي تُطرح من قبل المؤسسة).

5- الوثائق الخاصة

• يتم إصدارها من قبل المؤسسة الإدارية على هيئة مجموعة من المذكرات.
• توضح القرارات الهامة التي تم اتخاذها في الفترة الأخير من أجل مصلحة المؤسسة.
• من الأمثلة على ذلك (تقارير الإجازات الرسمية، تقارير أوقات الدوام، قرارات الفصل والتعيين).

6- وثائق الإثبات

• عبارة عن مجموعة من المحاضرات يتم بثها من قبل الإدارة، وترسل إلى الشخص المقصود بها.
• عادةً ما تكون موثقة بشكل رسمي.
• لا يمكن لأي شخص من خارج المؤسسة الإدارية أن يقوم بالتعديل فيها أو عدم العمل بها.

أهمية الوثائق الإدارية

• وسيلة رسمية لتحويل الأوراق والمستندات من جهة مُعينة.
• من الوسائل القانونية التي تهدف إلى مخاطبة الغير بشكل رسمي، مثل الاستدعاء أو تنفيذ أمرًا هامًا لمصلحة المؤسسة.
• تحرص على توجيه الأعمال وضبط السلوكيات وذلك من خلال وثيقة مواعيد الدخول والخروج من المؤسسة.
• إعلام الطرف الآخر بقرار معين أو رسالة معينة أو موضوع مُحدد يختص به من قِبل المؤسسة.
• تستخدم في قرارات التعيين أو التثبيت أو قبول الاستقالة ورفضها، كونها درجة هامة من درجات التسلسلات الإدارية.

أشكال الوثائق الإدارية

• رسالة شخصية: يقصد بها الوثائق التي تُرسل من قِبل الأفراد إلى رؤسائهم في العمل بهدف قضاء شيء مُعين.
• أوراق الإرسال: مجموعة من الأرقام ذات الطابع الهام، والتي تسهل الوصول ما بين أقسام المؤسسة وإداراتها.
• المُذكرات: تستخدم في الإدارة بهدف طرح مجموعة مُعينة من الأسئلة أو الاقتراحات.
• الرسائل الإدارية: تتمثل في الرسائل التي يتم إرسالها ما بين الإدارات الداخلية والخارجية.
• الإعلانات: هي التي تُصدر من الإدارة بشكل مؤقت وتحتوي على قرار بعينه، وعادةً ما يتم نشرها في الأماكن المُخصصة لها، وتتميز بكونها على مرأى ومسمع من جميع العاملين داخل المؤسسة.
• المنشورات: مجموعة من الوثائق التي تصدر من السُلطة العليا في المؤسسة، بهدف نشر المعلومات المتعلقة بأمور المؤسسة المُختلفة، وهي تحتوي على مجموعة من التعليمات التي يجب إعلامها لكافة موظفي المؤسسة والتابعين لها.
• المحاضر: تدوين كل ما يحدث داخل المؤسسة بشكل كامل، ويتم نقله للإدارة في صورة كاملة، ليتم اتخاذ القرارات والإجراءات اللازمة، وذلك للحفاظ على سياسة المؤسسة الخارجية.
• المُذكرات المصلحية: مجموعة من التوجيهات والتعليمات التي تم طرحها إلى كافة العاملين في المؤسسة من كافة الإدارات الموجودة بها.

  الوثيقة الإدارية تعتبر واحدة من أهم سُبل التواصل بين الإدارات العمومية والأفراد؛ لكونها وسيلة مُعتمدة ورسمية، وتتميز باستخدامها في كافة الأعمال الإدارية المُختلفة لتحقيق قدرات وعدم المؤسسات الإدارية بشكل عام.